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  规章制度
 

 
国外大唐集团公司档案管理办法(试行)和国外大唐集团公司文件质料归档范畴(试行)

关于印发《国外大唐集团公司档案

管理办法(试行)》的告诉

集团公司各分支机构,体系各单位,本部各部门:

为使集团公司档案管理工作规范化、制度化,现将《国外大唐集团公司档案管理办法(试行)》和《国外大唐集团公司文件质料归档范畴(试行)》印发给你们,请依照施行。

附件:1.国外大唐集团公司档案管理办法(试行)

2.国外大唐集团公司文件质料归档范畴(试行)

二ОО三年玄月二十四日

新莆京网站
主题词:集团公司档案 管理 法子 告诉

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国外大唐集团公司总经理事情部 2003年9月26印发

附件1

国外大唐集团公司档案管理办法(试行)

第一章

第一条 为增强国外大唐集团公司(以下简称集团公司)档案事情建立,进一步提高档案的管理水平,更好地为集团公司的开展和经营管理服务,按照《中华人民共和国档案法》,国度档案局、国家经委和国家计委结合颁布的《企业档案管理划定》等有关企业档案事情的划定,订定本法子。

第二条 档案事情是管理工作的组成部分,是保护集团公司经济利益、合法权益和汗青实在相貌的一项专业技术事情。

第三条 集团公司的档案,是指集团公司在消费、运营和管理各项活动中构成的对国度、社会和企业具有操纵和保留代价的各类文件质料(包罗差别的载体情势)。

第四条 档案事情对峙集中统一的管理原则。

第五条 本法子适用于集团公司本部和体系各单位(含各分支机构,下同)。

第二章 档案管理体制

第六条 档案管理工作触及消费、运营、建立等各项活动,触及党、政、群各个部分,各单位应将档案事情列入企业发展计划和年度工作计划,订定企业档案发展规划和年度计划,并肯定一名单位领导分担档案事情。

第七条 集团公司本部在总经理事情部综合处设置档案资料室,装备档案管理专职职员,卖力和谐、构造、管理集团公司本部档案事情和对体系各单位档案管理停止业务指点。体系各单位要建立响应的档案管理工作机构,并装备专(兼)职档案职员。

第八条 各单位在业务部门要装备兼职档案工作人员,卖力本部分构成的应归档文件质料的积聚、收拾整顿和归档事情。

第九条 各级档案工作人员应当真贯彻国度档案事情法令、法例,健全企业档案事情各项规章制度。遵纪守法,毋忝厥职,具有响应的档案专业知识和业务才能,熟习和理解企业的各项管理活动。

第十条 档案部分的主要负责人应具有中级及以上专业技术职务的程度和事情才能。

第十一条 档案管理人员享用专业技术管理人员报酬,按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第三章 文件质料的构成和归档

第十二条 各单位文件质料的构成、积聚,应归入到消费、运营、科研及基建等各项活动的工作计划和管理程序;归入到各部门的职责范畴和有关职员的职责中。

第十三条 凡在各项业务事情中构成的具有保留代价的文件质料都必需按期向档案部分归档,任何部分和个人不得据为己有。

第十四条 对归档文件质料的基本要求

(一)归档的文件质料必需完好、体系、精确,各项具名手续完备;

(二)归档的文件质料应为原件;

(三)主要的电子文件,应另外构成纸质文件质料归档保留。

归档的文件质料如不符合上述要求,档案室有权要求有关职员停止从头收拾整顿和弥补。

第十五条 对归档文件的质量要求

(一)归档文件应片面体系地反应本单元的汗青相貌;

(二)一份文件、一个事由其内容完好无缺,已破坏的文件予以托被、修复;

(三)应永久、持久保留的文件,如用易于褪变质料誊写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档;

(四)收拾整顿归档文件质料所利用的誊写质料、纸张、装订质料、装具等要契合档案庇护要求。

第十六条 归档事情要求

(一)各单位在各项管理工作中构成的文件质料,须在次年四月份之前,将应归档的文件质料向本单元档案室归档(也可按照本单元的实际情况实施随办随归档);

(二)基建工程或其他手艺项目,在使命完成后或告一段落时,将应归档的文件质料向档案室归档;

(三)科技成果审定、基建工程验收必需有档案部分参与,文件质料不完好、不精确、不体系的,不能经由过程审定、验收;

(四)新购主要装备仪器(含进口)到货,有关专业部分应会同档案部分查抄验收文件质料,并实时归档;

(五)工作人员因公外出观光进修、考查及参与各类集会的文件质料,应根据文件归档范畴的要求向档案室归档。

第十七条 各种文件质料归档份数普通为一式一份,主要的、操纵频仍的和有专门需求的可视需求水平恰当增长份数。

第十八条 各档案部分要对本单元各部(处、室)文件质料的构成、积聚、收拾整顿和归档事情停止指点、监视。

第四章 文书归档文件质料的收拾整顿办法

第十九条 本章所称归档文件专指文书归档文件。

(一)归档文件:本单元在其本能机能活动中构成的、打点终了、应作为文书档案保留的各类纸质文件质料。

(二)件:归档文件收拾整顿的单元。普通以每份文件为一件,文件副本与定稿为一件,签报及有指导指示或有处置成果的文件处置单为一件,注释与附件为一件,转发文与被转发文为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,静态信息、简报等质料一期为一件,来文与复文可为一件。

(三)归档文件收拾整顿:将归档文件停止装订、分类、布列、编号、编目、装盒,使之成为有序化的历程。

第二十条 收拾整顿办法

(一)分类: 将归档文件按某些特性别离归类。归档文件的分类根据年度、机构(成绩)、保管限期停止分类,并连结分类计划的不变。凡内设机构比力健全、职责合作比力明白的, 接纳年度──机构──保管限期分类法;内设机构比力简朴或本能机能穿插不便于按机构分类的,接纳年度──成绩──保管限期分类法。

一个全宗内应接纳统一的分类计划。

按年度分类:将归档文件按其构成的年度分类。对方案、总结、统计等归入文件签发的年度; 叨教与批复等交往文件, 归入文件的批复(有成果)年度;跨年度构成的文件质料,如专项事情、专案、多年的统计表,归入事项的办结年度;集会文件归入终结年度。

按机构分类:将归档文件按其构成或承办的机构分类。触及部分构成的归档文件, 归入承办部分或综合部分。

按成绩分类:将归档文件按其内容所反应的成绩停止分类,根据电力企业档案分类划定规矩设置类目。

按保管限期分类:将归档文件按规定的保管限期分类。

(二)布列:归档文件以件为单元, 根据事由分离工夫、主要水平布列。在一份文件中, 副本在前, 定稿在后;注释在前, 附件在后;原件在前, 复制件在后;转发文在前, 被转发件在后;差别笔墨的文本,无特别划定的, 中文本在前, 其他文本在后。集会文件、统计报表、刊物、简报、处置信访及审计、纪检监察案件构成的质料要别离集合布列。

(三)装订:归档文件要按件装订。接纳左边装订的, 应将左、下侧对齐; 接纳左上角装订的, 应将左、上侧对齐。

(四)编号:归档文件要逐件编号, 在文件首页上端的空缺处加盖归档章并填写相关内容, 文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸,填写文件落款后加盖归档章。归档章设置全宗号、年度、保管限期、件号、种别、页数等项。

1.全宗号: 集团公司给立档体例的代号。

2.年度: 文件构成年度。以四位阿拉伯数字标注公元编年, 2003

3.保管限期: 归档文件保管限期的简称或代码。即永久、持久、短时间。

4.种别: 作为分类计划类目的机构(成绩)称号或规范化简称。

5.件号: 归档文件的布列次第号。在统一年度、统一种别内, 按保管限期别离从“1”开端体例次第号。

6.页数: 每一份归档文件的页数。

(五)编目:归档文件根据分类计划和件号次第体例归档文件目次。

1.归档文件应逐件编目。归档文件目次设置件号、责任者、文号、落款、日期、页数等项目。多家单元结合发文的,只对本单元的编目, 无本单元的只对第一责任者编目。

1)件号:填写归档文件的布列次第号。

2)责任者:制发文件的构造或个人,即文件的发文构造或签名者。

3落款文件题目。没有落款或落款不能客观反应文件内容的,要自拟落款, 落款字数不宜超越50个字, 自拟落款外加[]”号。会议记载须重拟落款时, 应写明集会的工夫和主要内容

4日期: 文件的成文期。以八位阿拉伯数字标注年月日,“月”“日”是一位数的在一位数前面加“0,如19990802”。

5页数: 注销每一件归档文件的实践页数。文件中有图文的页面为一页, 空白页不计

6备注: 正文文件需求阐明的状况。

2归档文件目次用纸幅面尺寸接纳国际标准 A4 297mm×210mm〈长×宽〉。

3归档文件目次按年度装订成册, 并体例封面。归档文件目次封面设置全宗称号、年度等项目。全宗称号即立档的称号, 应利用全称或规范化简称。归档文件目次要体例目录索引, 置于目次前面, 其内容包罗: 种别、保管限期、起止件号、地点页数、备注等项。

(六)装盒将归档文件按件号次第装入档案盒并填写档案盒封面、盒脊等项目。

1档案盒: 外形尺寸为310mm×220mm〈长×宽〉, 盒脊厚度能够按照需求别离设置为20mm30mm40mm

2档案盒盒脊设置全宗称号(挑选项)、全宗号、年度、保管、限期、种别、起止件号、盒号。起止件号填写盒内第一件文件和最初一文件的件号, 中央用“─”号毗连。盒号为档案盒的布列次第号

3档案盒接纳337以上无酸纸建造

(七)归档文件收拾整顿阐明:归档文件收拾整顿终了, 应按年度填写年度归档文件收拾整顿阐明。次要阐明分类计划、年度归档文件的总数量、差别种别与保管限期归档文件的数目, 该年度归档文件缺损、修正、弥补、移出、烧毁等状况, 并填写各种归档文件的收拾整顿人、查抄人。年度归档文件收拾整顿阐明填写终了后置于归档文件目次封爵面后, 同时放入全宗盒中。

1收拾整顿人:卖力收拾整顿归档文件的职员姓名。

2查抄人:卖力查抄归档文件收拾整顿质量的职员姓名。

第五章 档案的分类管理

第二十一条 挑选对归档文件质料停止体系收拾整顿的分类办法,要契合国度有关尺度和标准的要求。集团公司本部根据年度——机构——保管限期的分类办法停止分类;集团公司体系各单位根据《电力工业企业分类划定规矩》停止分类。声像、照片或其他非纸质载体情势的档案,可采用与纸质档案统一分类编号的法子。

第二十二条 各单位在各级促进档案事情现代化的同时,将文书档案施行国度档案局的《归档文件收拾整顿划定规矩》(DA/T222000)。

第二十三条 在工作中构成的电子文件,各单位按照实际情况做好归档和统一管理。

第二十四条 档案的编目与体例检索东西

(一)各单位体例档案总目录、档案分类目录、文图目次和专题目次。

(二)各单位按照实践需求体例检索东西,并停止档案著录事情,著录办法根据《档案著录划定规矩》(行业标准DA/T181999)施行。

第六章 档案保管

第二十五条 领受档案要当真验收并打点交代手续。

第二十六条 寄存档案要有公用柜,排架办法要科学和便于操纵。

第二十七条 曾经归档的文件质料不得修正,底图除外。修正后的底图入库要当真查抄其修正、弥补状况,底图存放以平放为好。

第二十八条 寄存胶片、照片、磁带等要用特制的硫酸纸底片袋、密封盒和影集等,按编号顺序排列在胶片柜内。胶片库房应设置在没有有害气体和物理性净化的地段。有条件的,对有差别保管要求的档案质料要别离保管。

第二十九条 要按期停止库藏档案的清算、查对事情,做到账、物符合。对破坏或载体变质的档案要实时停止修复。库藏档案因移交、取消、丢失等登记账卡时,要查明缘故原由并保留记载。

第三十条 档案库房的普通要求

库存档案必需有专门的库房,而且具有优良的卫生情况和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防净化等安全措施;档案库房温度、湿度要契合国度有关的划定要求。

第七章 图纸的修正、弥补

第三十一条 各单位要成立图纸的修正、弥补轨制,具体要求以下:

(一)修正已归档的图纸要有本单元主管指导签批的通知单;

(二)修正内容较少时,可间接在图面“杠改”或“刮改”,并在修正处标注“修正标识表记标帜”及在备考表中阐明;

(三)修正内容较多时应另出新图替代原图纸取消,图纸列入原图纸目次,并说明所替代的原图图号和在备考表中阐明,废的图纸应说明新图的编号,按照需求另行保管;

(四)已归档图纸取消并由新图替代时,应从头体例保管,而且说明原保管编号和在备考表中阐明;管取消图纸标注新保管的编号后,按照需求另行保管。

第八章 档案审定与烧毁

第三十二条 档案保管限期分永久、持久(1650年)和短时间(15年以下)三种。肯定保管限期的基本原则是:

(一)有久远操纵代价的档案应永久保留;

(二)在必然期间内有操纵代价的档案别离为持久或短时间保留;

(三)但凡介于两种保管限期之间的档案,其保管限期一概从长。

第三十三条 保管限期的一样平常审定事情由各档案室卖力,对新入库的档案应准确分别保管限期。

第三十四条 库存档案的按期审定由审定小组停止,审定间隔时间由各单位按照实践肯定。

各单位建立由主管指导、专业技术人员和档案职员构成的档案审定小组,卖力按期构造库存档案的审定事情。对已到保管限期和超越保管限期的档案停止间接审定,写出审定陈述,在保管备考表中说明审定定见,由小组负责人署名,并说明审定日期。

第三十五条 烧毁档案必需严厉、庄重、稳重。烧毁前要体例清册,提出烧毁陈述,经主管指导审批前方可烧毁。烧毁档案时要严格执行保密划定,烧毁清册要永久保留。

第九章 档案统计

第三十六条 档案统计次要包罗档案管理基本情况统计、档案的数目统计、档案供给操纵及操纵结果的统计等,各单位档案统计成果应在次年四月份从前向集团公司上报。

第三十七条 档案统计应以原始记录为根据,统计数据应做到精确可靠。

第十章 档案管理现代化

第三十八条 档案管理现代化是实现现代化管理的组成部分,应列入各单位现代化管理团体方案,兼顾思索,同步开展。

第三十九条 各级档案管理部门要鉴戒当代管理办法,逐渐应用以电子计算机为主,包罗先辈的监控安装、通讯设备和办公自动化等在内的现代化管理手腕。在有条件的状况下,由集团公司开辟并推荐较成熟的档案管理软件,使档案管理系统标准规范,制止档案信息资源反复开辟,为此后体系内联网和信息资源同享奠基根底。

第十一章 档案的借阅、开辟和操纵

第四十条 各级档案管理部门应按照本单元的中心事情和档案的库存状况,主动展开档案信息的编研和开辟事情,更好地操纵档案信息资源,以满意本单元消费、运营、管理和开展的需求。

第四十一条 各单位应成立档案借阅轨制,按照档案的秘密水平,肯定差别的操纵范畴,划定差别的审批手续。

第四十二条 查考、借阅档案,均需打点登记手续,敬服档案,不得折叠、拆卷、随便变动和涂写。如发明破坏、丧失和保密,应追查本事儿义务。

第四十三条 工作人员变更、离退休时,必需向档案室交还所借阅的档案。

第十二章 档案的移交

第四十四条 单元打消或兼并时必需将本单元的局部档案停止当真收拾整顿,妥帖保管,不得分离,并按以下法子停止处置:

(一)被打消划归几个单元的,其档案质料不得分离,可由此中一个单元代管或由原主管单元代管;

(二)一个单元并入另一个单元或几个单元兼并为一个新单元的,其档案质料应移交给兼并后的单元代管;

(三)一个单元改动了指导干系,在其事情活动中构成的局部档案仍属本来的卷宗,实施集合统一管理。

第四十五条 各类暂时机构打消时,其档案应向有关的原主管单元移交。

第十三章 档案管理赏罚

第四十六条 各单位对在档案事情中做出突出贡献的职员应赐与表扬和嘉奖。

第四十七条 各单位应成立档案事情义务追查轨制,关于因工作失误或工作人员渎职,使档案质料或档案管理工作蒙受损伤、丧失的间接责任人赐与攻讦和处罚。结果严峻的,追查负责人的指导义务。

第十四章

第四十八条 各单位人事档案管理根据中共中央组织部的有关规定施行。

第四十九条 各单位管帐档案管理根据财政部和国度档案局制发的《管帐档案管理办法》的有关规定施行。

第五十条 本法子由集团公司总经理事情部卖力注释。

第五十一条 本法子自公布之日起实施。

附件2

国外大唐集团公司文件质料

归档范畴(试行)

为了完好、体系地保留集团公司体系本部、各分支机构和体系各单位在事情活动中构成的公函、电报、簿册、图表、手札、大事记、灌音、录相、盘片等各类门类和各类载体的档案,提高归档文件质料的质量,以顺应指导决议计划科学化和各项工作的需求,为积聚门类齐备、构造公道的档案史料,肯定本范畴。

一、归档的文件质料的范畴:但凡反应集团公司事情活动,具有查考操纵代价的文件质料均属归档范畴

(一)下级单元的文件质料:

1.下级单元召开的需求贯彻执行的集会次要文件质料;

2.下级单元颁布的属于主管业务并施行的文件,以及普发的、非本单元或本部分主管业务但需求贯彻执行的法例性文件;

3.党和国家指导、上级领导对事情的主要唆使、发言、题辞、照片和有特别保留代价的声像等质料;

4.代下级单元起草并被接纳的文件的最初草稿和印本;

5.下级单元转发的文件(包罗报纸、刊物转载);

6.人大代表、政协委员等针对事情的倡议、议案等质料。

(二)本单元的文件质料:

1.本单元党组集会、办公会议及专业会议记录、记要的文件质料,召开的工作会媾和专业集会质料;

2.本单元颁布的(包罗转发及与其他结合颁布的)各类正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3.本单元的签报(叨教)与下级构造的批复文件,上级的签报(叨教)与本单元的批复文件;

4.本单元及其内部职能部门活动构成的工作计划、总结、陈述;

5.本单元反应业务活动和科学技术管理的专业文件质料;

6.本单元查抄上级事情、调查研究构成的重要文件质料;

7.本单元或本单元汇总体系各单位的统计报表和统计分析资料(包罗多媒体);

8.本单元构成的财务报表、凭据、帐簿、审计、监察等文件质料;

9.本单元党委、团委、工会和内部组织机构在事情活动中构成的重要文件质料;

10.内容主要的群众来信、来访质料,指导的唆使和查询拜访所构成的陈述、质料;

11.指导在公事活动中所构成的主要函件、电报、电话记载,从外单元带回的与本单元有关的未经秘书处置注销的文件质料;

12.本单元及本单元核准的有关地区变革、处理有关纠葛、征用土地以及基本建设工程施工、完工文件质料,间接管理的科研、消费、建设项目的科技文件质料;

13.本单元建立、兼并、打消、变动称号、启用印信及其组织机构、人员编制等文件质料;

14.本单位制定的工作条例、章程、轨制等质料;

15.本单元的历史沿革、大事记、年鉴,反应主要活动变乱的简报、声像质料,声誉嘉奖证书,有留念意义和凭据性的什物和展览照片、灌音、录相等文件质料;

16.本单元(包罗上报和下批)干部任免(包罗存案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、职工名册、报表,纪律检查,职工任命、转正、定级、调资、退职、退休、离休、改行、评残、抚恤、灭亡等事情及职工赏罚等文件质料;

17.本单元及打点的干部的转移人为、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

18.本单元财富、物质等交流的凭据、清册;

19.本单元编印的状况反应、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版的定稿、样本;

20.本单元与有关单元签署的各类条约、协议书等文件质料;

21.本单元与本国机构、公司签署的和谈、条约、备忘录和参与国际会议的有关文件及本单元外事活动中构成的叨教、陈述、方案、考查总结、主要简报、会议纪要、记载、声像质料、有参考代价的资料、互赠礼物清单、事情交往文件等;

22.各类普查事情中构成的文件质料;

23.按有关规定应归档的灭亡职工档案资料。

(三)同级单元和非从属单元的文件质料:

1.同级单元和非从属单元颁布的非主管业务但需求施行的法例性文件;

2.有关业务部门对本单元事情查抄构成的重要文件;

3.同级单元和非从属单元与本单元联络、协商事情的主要交往文件。

(四)上级单元的文件质料:

1.上级单元报送的主要的工作计划、陈述、总结、典范质料、统计报表、财务预算、决算等;

2.上级单元报送的重要文件质料;

3.上级单元报送的法例性存案文件。

(五)其他文件质料。

二、不归档文件质料的范畴:

(一)下级单元的文件质料:

1.下级单元任免、赏罚非本单元工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件质料;

2.下级单元发来供事情参考的抄件;

3.下级单元征求意见的未定稿文件。

(二)本单元的文件质料:

1.重份文件;

2.无查考操纵代价的事务性、临时性文件;

3.未经集会会商、指导核阅、签发和未见效的文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(主要法例性文件,定稿除外),打印文件的各次校正稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人具名的最初定稿除外);

4.从正式文件、电子邮件、电报上摘录的供事情参阅的非证实质料;

5.无特别保留代价的信封或函件,一般性亮相,讯问一般性成绩,提出一般性倡议或定见的群众来信;

6.各部门相互抄送的文件质料,不应实行公函的行文、介绍信等;

7.本单位负责人兼任外单元职务构成的与本单元无关的文件质料;

8.为参考目标从各方面搜集的文件质料。

(三)同级单元和非从属单元的文件质料:

1.参与非主管单元召开的集会不需要贯彻执行和无参考代价的文件质料;

2.非从属单元抄送的不需要打点的文件质料。

(四)上级单元的文件质料:

1.上级单元送来参阅的简报、状况反应,不应抄报或没必要存案的文件质料;

2.越级抄送的普通的、不需要打点的文件质料;

3.上级单元抄报存案的一般性文件质料。

 



 



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